Kun osakeyhtiö ostaa tavaran tai palvelun, pelkkä maksu yrityksen tililtä ei vielä ratkaise, voiko menon vähentää verotuksessa. Ratkaisevaa on, liittyykö hankinta yhtiön tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen ja miten kulu on dokumentoitu. Lisäksi tuloverotuksen vähennyskelpoisuus ja ostoon sisältyvän arvonlisäveron vähennysoikeus on arvioitava erikseen.
Tämä opas auttaa työntekijöitä työllistävän osakeyhtiön yrittäjää tai taloushallinnosta päättävää henkilöä tunnistamaan tavalliset kuluryhmät ja tilanteet, joissa tarvitaan tarkempaa selvitystä. Yksittäisen hankinnan verokohtelu riippuu aina sen todellisesta käyttötarkoituksesta ja olosuhteista.
Milloin yrityksen kulu on vähennyskelpoinen?
Elinkeinotoiminnassa tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä aiheutuneet menot ovat lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia tuloverotuksessa. Vähennys pienentää verotettavaa tuloa, ei maksettavaa veroa suoraan menon määrällä.
Ennen kulun kirjaamista kannattaa kysyä:
- Mitä yhtiö hankki ja mihin sitä käytetään?
- Miten hankinta liittyy yhtiön liiketoimintaan?
- Onko hankinnasta tosite ja tarvittaessa lisäselvitys sen tarkoituksesta?
- Onko mukana yksityiskäyttöä tai jokin vähennystä rajoittava sääntö?
Esimerkiksi työvälineen käyttö yrityksen toiminnassa tukee menon vähentämistä. Omistajan henkilökohtainen ostos ei muutu yhtiön vähennyskelpoiseksi kuluksi, vaikka se maksettaisiin yrityksen kortilla.
Tavallisia liiketoiminnan kuluja
Osakeyhtiön toimintaan liittyviä menoja voivat olla esimerkiksi työntekijöiden palkat ja työnantajamaksut, toimitilan vuokra, työssä käytettävät ohjelmistot, markkinointi sekä kirjanpitopalvelut. Myös työnantajan intressissä järjestetty koulutus voi olla yhtiön vähennyskelpoinen meno. Kussakin tapauksessa menon tarkoitus ja mahdolliset erityissäännöt on silti huomioitava.
Työvälineet ja ohjelmistot. Yrityskäyttöön hankittujen työvälineiden verokäsittely riippuu muun muassa hankintahinnasta ja arvioidusta käyttöajasta. Käyttöomaisuuden hankintameno voidaan joskus vähentää kerralla, muulloin se jaetaan usealle vuodelle poistoina. Yksittäisen pienhankinnan hankintahinta saa olla enintään 1 200 euroa, ja tällaisia pienhankintoja voi vähentää yhteensä enintään 3 600 euroa verovuodessa. Enintään kolme vuotta käytettäväksi arvioitu käyttöomaisuus voi olla kerralla vähennettävä myös erillisen säännön perusteella.
Taloushallinto. Kirjanpitoon liittyvät palvelut ja yrityksen toiminnassa käytettävät ohjelmistot ovat tyypillisiä liiketoiminnan menoja. Sähköisessä taloushallinnossa laskut ja kuitit voidaan käsitellä digitaalisesti. Yrityspalvelut Hirttiö käyttää taloushallinnossa Procountoria.
Markkinointi ja asiantuntijapalvelut. Yrityksen liiketoimintaa varten hankitut mainonta ja asiantuntijapalvelut ovat yleensä vähennyskelpoisia. Koulutusmenojen kohdalla ratkaisee muun muassa, onko koulutus työnantajan intressissä ja miten se liittyy työntekijän nykyisiin tai tuleviin tehtäviin.
Milloin kulusta voi vähentää vain osan?
Kaikki yrityksen maksamat menot eivät ole kokonaan vähennyskelpoisia. Rajatapauksissa käyttötarkoitus, osallistujat ja mahdollinen yksityiskäyttö pitää pystyä selvittämään.
Puhelin ja verkkoyhteys. Jos hankinnassa on sekä työ- että yksityiskäyttöä, selvitä, kenen hankinnasta on kyse ja miten yksityiskäyttö käsitellään. Tuloverotuksen ja arvonlisäverotuksen ratkaisu voivat erota toisistaan.
Auto ja työmatkat. Auton kulujen käsittely riippuu ajoneuvosta, sen käytöstä ja mahdollisesta työntekijän autoedusta. Pidä työ- ja yksityisajot erotettavissa esimerkiksi ajopäiväkirjan avulla. Henkilöauton arvonlisäveron vähennysoikeus voi estyä kokonaan, jos autoa käytetään myös yksityisajoihin. Työntekijälle maksettavan kilometrikorvauksen tai päivärahan verovapaus puolestaan edellyttää, että matka ja korvaus täyttävät niitä koskevat ehdot. Tavallinen kodin ja varsinaisen työpaikan välinen matka ei ole tällainen työmatka.
Edustusmenot. Asiakkaisiin tai muihin yhtiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kohdistuva tilaisuus voi olla edustusta, markkinointia tai neuvottelu. Luokittelu ratkaisee verokäsittelyn. Elinkeinotoiminnan edustusmenoista 50 prosenttia on vähennyskelpoista tuloverotuksessa, mutta edustustarkoitukseen tehtyjen hankintojen arvonlisäveroa ei voi vähentää. Siksi tilaisuuden tarkoitus, osallistujat ja kulut kannattaa kirjata muistiin.
Mitkä menot eivät kuulu yhtiön kuluihin?
Omistajan ja hänen perheensä tavalliset elantomenot eivät ole yhtiön liiketoiminnan kuluja. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilökohtaiset ruokaostokset ja arkivaatteet. Työhön tarkoitetun suojavaatetuksen käsittely voi olla toinen, jos hankinta todella liittyy työhön.
Jos yksityinen ostos on maksettu yhtiön varoilla, sitä ei pidä kirjata automaattisesti vähennyskelpoiseksi menoksi tai osakaslainaksi. Selvitä tapahtuma ja sen korjaaminen viipymättä kirjanpitäjän kanssa. Yhtiön maksama osakkaan yksityismeno voi aiheuttaa myös veroseuraamuksia.
Tositteet ja perustelut talteen
Kirjanpidosta on käytävä ilmi, mitä on ostettu, milloin, keneltä ja mihin liiketoiminnan tarkoitukseen. Säilytä lasku tai muu asianmukainen tosite. Jos käyttötarkoitus ei ilmene siitä, lisää lyhyt selite. Asiakastilaisuuksissa osallistujat ja tilaisuuden tarkoitus auttavat erottamaan edustuksen muista menoista; autokuluissa ajotiedot auttavat erottamaan työ- ja yksityiskäytön.
Pelkkä tiliote ei yleensä kerro riittävästi ostoksen sisällöstä. Arvonlisäveron vähentämiseen liittyy lisäksi laskua ja hankinnan käyttöä koskevia vaatimuksia, jotka vaihtelevat tilanteen mukaan. Jos tosite on puutteellinen, hankinnan todellinen sisältö ja vähennysoikeus on selvitettävä ennen vähennyksen tekemistä.
Kirjanpidon tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sähköinen käsittely voi helpottaa niiden löytämistä myöhemmin.
Tuloverovähennys ja ALV-vähennys ovat eri asioita
Tuloverotuksessa vähennyskelpoinen meno pienentää yhtiön verotettavaa tuloa. Arvonlisäverotuksessa kysytään erikseen, saako yhtiö vähentää ostohintaan sisältyvän veron. Tämä edellyttää muun muassa, että hankinta liittyy vähennykseen oikeuttavaan toimintaan eikä vähennysoikeutta ole erikseen rajoitettu.
Edustusmeno havainnollistaa eroa: puolet menosta voidaan vähentää elinkeinotoiminnan tuloverotuksessa, mutta edustustarkoitukseen liittyvää arvonlisäveroa ei voi vähentää. Myös yksityiskäyttö ja henkilöautot vaativat erityistä huomiota. Kulua ei siis kannata merkitä automaattisesti samalla tavalla molempiin veroihin.
Kun hankinnan käyttötarkoitus on epäselvä, tarkista ajantasainen ohje Verohallinnosta ja käy tapaus läpi kirjanpitäjän kanssa.
Kysy apua kulujen käsittelyyn
Yrityspalvelut Hirttiö hoitaa kirjanpitoa Procountorissa. Kun tositteet ja kulun liiketoimintayhteys ovat selviä, myös hankintojen käsittelyä on helpompi arvioida. Uuden asiakkuuden aloitukseen voivat vaikuttaa nykyisen tilitoimiston irtisanomisaika ja mahdollinen siirtyminen toisesta ohjelmistosta Procountoriin.
Varaa 30 minuutin keskustelutuokio Yrityspalvelut Hirttiön kanssa, jos haluat keskustella yrityksesi kirjanpidon järjestämisestä.